Краткий гайд для бизнеса по трудовым отношениям во время эпидемии

В связи с развитием эпидемии коронавируса все больше работодателей, следуя рекомендациям эпидемиологов, стремится перевести своих сотрудников на удаленную работу.

С 28 марта 2020 года Мэр Москвы приостановил работу фитнес-студий, баров, кафе, ресторанов, учреждений в сфере досуга и организаций в сфере розничной торговли. Этим работодателям повезло меньше — они столкнулись с тем, что их работники не могут исполнять свои обязанности и не могут уйти на удаленную работу.

Мы разработали перечень мер, которые позволят предпринимателям сократить издержки и риски, вызванные сложившейся ситуацией в сфере трудовых отношений.

I. Как перевести сотрудников на удаленную работу?

Если это возможно, мы рекомендуем работодателям перевести своих сотрудников на удаленную работу. Это целесообразно по двум причинам:

(1) вы снизите потенциальную заболеваемость среди сотрудников и сократите количество больничных;

(2) вы избежите претензий своих работников, заболевших коронавирусом, о возмещении вреда в связи с опасными условиями труда и нарушением рекомендаций Минтруда России о переводе сотрудников на удаленную работу.

Перевод происходит в следующем порядке.

1. Договоритесь с работником о переходе на удаленную работу и разработайте дополнительное соглашение к трудовому договору

Смена места и порядка выполнения трудовых обязанностей невозможна без внесения изменений в трудовой договор в форме дополнительного соглашения (ст. 72 ТК). В дополнительном соглашении целесообразно закрепить положения:

a. о новом формате работы и ее сроках — закрепите, что сотрудник работает удаленно; а также установите срок нового режима работы;

b. о месте работы — им будет место проживания работника, если это актуально, то необходимо прописать обязанность и периодичность явки работника в офис, в противном случае вызов работника в офис будет считаться служебной командировкой и потребует компенсации транспортных расходов;

c. о размере оплаты труда — если объем обязанностей не уменьшился, то не должен снижаться и размер оплаты труда, однако по договоренности работника с работодателем оплата удаленной работы может производиться на иных условиях;

d. о порядке взаимодействия между работником и работодателем — здесь стоит закрепить контактные адреса электронной почты, можно также установить, что работник обязан реагировать на письма работодателя в определенный срок;

e. о порядке обмена служебной документацией — закрепите, что продолжают действовать обычно применяемые правила конфиденциальности; если это применимо — установите, что работник должен использовать специальные формы и способы передачи информации;

f. о порядке обеспечения работника средствами, необходимыми для выполнения своих обязанностей — если вы передаете сотруднику служебный компьютер, отразите это в соглашении, установите материальную ответственность сотрудника за служебное имущество;

g. размере компенсации работнику расходов за использование личного имущества в рабочих целях — оплата электроэнергии, Интернета, бумаги, эксплуатации компьютера и т. д.;

h. правилах и формах контроля работодателя за работником на время удаленной работы — здесь можно установить периодичность и форму отчетности работника, например, обязанность участвовать в регулярных удаленных совещаниях и пр.

2. Как оформить дополнительное соглашение?

По общему правилу, соглашение составляется в письменной форме в двух экземплярах, подписанных сторонами трудового договора. Тем не менее, 27 марта 2020 года Минтруд России разъяснил, что допустимо оформление удаленной работы путем обмена сканами подписанных документов, с последующим оформлением в установленном порядке.

3. Почему эти формальности важны?

Даже если между работодателем и сотрудниками царит полное взаимопонимание: все согласились с переходом на удаленную работу и уже неделю работают из дома, — всегда есть риск, что в отсутствие оформленных документов что-то пойдет не так.

Если работник нарушит режим работы, откажется выполнять те или иные задачи или просто перестанет отвечать на телефонные звонки, работодатель никак не сможет на него воздействовать, поскольку по документам никакой удаленной работы нет. Отсутствие работника в офисе не является прогулом, ведь работодатель сам распустил работников и закрыл офис. В такой ситуации работник может сидеть дома и претендовать на полную зарплату до окончания эпидемии.

Напротив, если вы четко регламентируете порядок удаленной работы, то за нарушение этого порядка вы сможете уволить работника, если установите такую санкцию в соглашении с сотрудником (ст. 312.5 ТК).

II. Что делать, если сотрудник отказывается переходить на работу из дома?

Мы уже установили, что перевод на удаленную работу без согласия сотрудника невозможен. В настоящий момент перевод на дистанционную работу является рекомендованной мерой и не предписан государством. Поэтому нельзя уволить сотрудника, который отказался перейти на удаленную работу, и нельзя не платить ему заработную плату. Что же можно сделать?

Часть 3 статьи 72.2 ТК позволяет работодателю в случае временной приостановки работы в связи с обстоятельствами чрезвычайного характера, к которым законом отнесены эпидемии, перевести работника на другую работу на срок не более месяца.

В связи с этим, вы можете перевести сотрудника на удаленную работу на срок до одного месяца без его согласия. Для этого нужно вынести приказ, где будет указано:

a. что работник переводится на ту же должность на дистанционную работу;

b. срок перевода на дистанционную работу;

c. причины перевода (в Москве достаточно ссылки, например, на Указ Мэра Москвы от 27.03.2020 № 33-УМ о введении режима повышенной готовности).

Вносить запись в трудовую книжку о таком переводе не требуется. В течение этого месяца можно будет вести переговоры с работником о более долгосрочном решении.

III. Что делать, если организация не может работать, и удаленная работа невозможна?

Организации, работа которых приостановлена Указом Мэра Москвы от 27.03.2020 № 33-УМ, не могут перевести своих сотрудников на удаленную работу. Тем не менее, эти работодатели могут сократить свои потери, оставаясь в рамках трудового законодательства.

1. Уменьшение рабочего времени или отпуск без сохранения заработной платы

Рабочее время сотрудников, которые продолжают выполнять свои функции, может быть сокращено (ч. 1 ст. 93 ТК). Работники, чья работа не имеет смысла в связи с введенными ограничениями, могут отправиться в отпуск без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК).

Основная проблема этих решений в том, что они возможны только с согласия работника. Принудительное введение неполного рабочего дня или принудительный отпуск без сохранения заработной платы незаконны и повлекут обязанность полной оплаты неотработанного работниками времени, а также административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП (штраф на руководителя организации до 5 тыс. руб., на юридическое лицо до 50 тыс. руб. за каждого работника).

2. Введение режима простоя

Если работники не согласны уйти в отпуск, то работодатель может ввести режим простоя.

Приостановление работы в связи с эпидемией относится к простою, возникшему по обстоятельствам, за которые ни работник, ни работодатель не отвечают. В такой ситуации работник получает заработную плату в размере 2/3 от оклада или тарифа.

Для оформления простоя вам необходимо вынести соответствующий приказ с указанием на дату начала простоя и на обстоятельства, с которыми связан простой. Таким обстоятельством является Указ Мэра Москвы от 27.03.2020 № 33-УМ.

3. Перевод сотрудника на другую должность

Как мы уже писали выше, работодатель может перевести работника на другую должность в связи с приостановлением работы из-да эпидемии (ч. 2 ст. 72.2 ТК).

Это актуально, например, для компаний, которые в связи с введенными ограничениями перешли на формат дистанционных продаж. Официантов или продавцов можно перевести на должности курьеров. В таком случае оплата труда работника в новой функции не может быть ниже среднего заработка по прежней должности (ч. 2 ст. 72.2 ТК). Если работник откажется, то его можно будет уволить за прогул (пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК).